Digitale factuurverwerking nu ook eenvoudig toegankelijk voor het MKB
Ricoh, specialist op het gebied van document management en IT-diensten, introduceert een eenvoudige, cloud-gebaseerde oplossing voor digitale verwerking van facturen in het MKB. Met het aanbieden van het laagdrempelige ReadSoft Online Factuurverwerking wordt digitale factuurverwerking in combinatie met Ricoh’s multifunctionele afdruk- en scanapparatuur nu ook eenvoudig mogelijk voor organisaties of decentrale afdelingen met relatief lage aantallen te verwerken facturen.
Elektronisch factureren door organisaties is een van de speerpunten van de Digitale Agenda voor de Europese Unie. Naast het duurzaamheidsaspect, kunnen organisaties veel tijd en geld besparen door inkomende en uitgaande facturen elektronisch te verwerken. Uit onafhankelijk onderzoek door Coleman Parkes blijkt dat iedere handmatig verwerkte factuur acht tot tien euro kost. Door facturen digitaal te verwerken, kan een besparing van 30 procent worden bereikt.
In het verleden waren oplossingen op het gebied van e-factureren vaak pas kosteneffectief bij hoge volumes facturen, dus met name voor grote organisaties. Ricoh biedt hiervoor reeds jaren effectieve oplossingen aan.
ReadSoft Online Factuurverwerking is nieuw. Het draait volledig in de cloud en is zeer functioneel, waardoor de oplossing interessant is om in te zetten bij lagere aantallen te verwerken facturen. Deze vorm van digitale factuurverwerking is hiermee niet alleen geschikt voor MKB-bedrijven, maar ook voor decentrale afdelingen en vestigingen met een eigen administratie.
De oplossing werkt zeer eenvoudig. Alle inkomende facturen kunnen direct worden gescand, zodat gebruikers op ieder moment een actueel en betrouwbaar inzicht hebben in hun financiële ruimte en nauwkeurig budgetteren mogelijk is. Na de scanning volgt een elektronische verificatie, bijvoorbeeld via een pdf per mail, waarbij de factuur wordt gecontroleerd op datum, bedrag en leveranciersgegevens. Vervolgens is het mogelijk een workflow op te starten om de factuur te laten goedkeuren door een budgethouder. Na elektronisch akkoord op alle punten worden de factuurdata beschikbaar gesteld in het ERP- of financiële systeem. Zodra de factuur in het systeem is opgenomen, wordt de betalingsblokkade opgeheven en de factuur betaalbaar gesteld. Vanaf het moment dat de factuur binnenkomt, is het document als één digitaal bestand beveiligd toegankelijk. Gebruikers hebben daarbij steeds toegang tot de status van de factuur.
